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Sugerencias

    ¿Cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa?

    Descubre cuánto tiempo se tienen que conservar las facturas de una empresa (y cuáles hay que guardar).
    Si hay algo que las empresas (y los autónomos) emiten, cada mes, son facturas. Estas, a diferencia de lo que se pueda pensar, no solo se tienen que enviar a los clientes, también se han de conservar, en base a lo estipulado en la ley, durante un periodo de tiempo en concreto (por las causas que, más adelante, indicaremos). En este artículo, y con detalle, se precisan cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa, además de indicar el tipo de documento a mantener y en qué formato. ¡No dejes de leer!

    ¿Cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa?

    En base a lo indicado en la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria), es obligatorio que se guarden las facturas de una empresa. Y lo es, principalmente, porque es el documento que ayuda a certificar que se ha realizado un trabajo por el que, además, se ha cobrado. Además, en él se indica el IVA que se aplica, así como las retenciones (en función de los ingresos obtenidos). 

    Pero no solo es imperativa su conservación ‘a nivel legal’: también en lo fiscal, mercantil y penal está pautada esta obligatoriedad de guardar las facturas de una empresa por un tiempo (que, en cada caso, es diferente), tal y cómo se explica a continuación.

    Cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa: fiscal

    En este caso, se tienen que guardar las facturas de una empresa, al menos, durante 4 años (a contar, y hay que tenerlo en cuenta, desde que se presenta la declaración de los impuestos). 

    Si se trata del IVA deducible que esté sujeto a periodo de regularización, se empiezan a contabilizar los 4 años en los hay que guardar las facturas de la empresa (y no antes) una vez concluya este periodo de regularización. Y si el empresario realiza una operación en la que el objeto es el oro de inversión, ha de conservarse la factura, como mínimo, 5 años.

    Cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa: mercantil

    En este caso, y el base a lo indicado en el artículo 30 del Código de Comercio, se han de guardar las facturas, junto a los libros, la correspondencia, la documentación y otros justificantes, por un periodo de 6 años (desde el último asiento contable que se muestre en los libros).

    Cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa: penal

    En este caso, y sabiendo que las facturas pueden utilizarse como prueba en un caso penal, es recomendable que se guarden, como “justificante”, los 10 años siguientes a su emisión. 

    Y son 10 años porque, a pesar de que un delito fiscal (según el Código Penal) prescribe a los 5 años, si es de ‘tipo agravado’ no lo hará hasta los 10 años.

    ¿Cuáles son las facturas a guardar (por parte de una empresa)?

    En base a lo que indicado, nuevamente, por la Ley General Tributaria, hay que guardar las facturas de una empresa que se vinculen a sus obligaciones fiscales (en mayor o menor medida), lo que implica, concretamente, que se tienen que conservar las que se emiten a los clientes, las que se reciben de los proveedores y, además, los albaranes de las propias facturas y, también, otros justificantes de pago, recibís y otros documentos que acrediten un pago o un cobro.

    ¿En qué formato se tienen que guardar las facturas de una empresa?

    Se recomienda que, al guardar las facturas de una empresa, se haga en el formato original (y mediante un sistema que los ordene adecuadamente). Eso no implica que, necesariamente, tenga que ser en papel: también se pueden conservar en digital (eso sí, siempre que se pueda garantizar que su contenido, primero, es el auténtico y, segundo, es legible).

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