Control de cuentas en tu negocio, herramientas que te ayudarán

Para gestionar adecuadamente una empresa, es esencial conocer los recursos de los que se dispone en cada momento. En este sentido, el control de cuentas consiste básicamente en determinar el estado financiero de la empresa y administrar las operaciones económicas de la misma a partir de esta información. De ejercer este control se encargan los responsables de la contabilidad del negocio, que gestionan las cuentas de la empresa y los movimientos que se realizan en las mismas.

La actividad de control de cuentas se puede dividir en dos procesos fundamentales: la supervisión de los activos y pasivos de la empresa, y la creación de asientos contables. Por un lado, se ha de comprobar que los movimientos en las cuentas y el saldo disponible sean los planeados. Por otro, se ha de llevar un seguimiento de todas las operaciones (compras, ventas, ingresos, gastos, nóminas, seguros, etc.). Ambos procesos están estrechamente relacionados, ya que si no se está al tanto de las operaciones de la empresa es imposible asegurar que los movimientos de las cuentas sean los esperados.

Este proceso es fundamental para el funcionamiento de cualquier organización, ya que permite gestionar adecuadamente sus recursos económicos, tomar decisiones fundamentadas y asegurar que la operativa y cuentas del negocio funcionan dentro de la legalidad.

Las herramientas de control de cuentas actuales van desde la simple hoja de cálculo hasta complejos programas de contabilidad y gestión, y todas estas soluciones pueden estar alojadas en los servidores y ordenadores de la propia empresa o en la nube:

• Las hojas de cálculo básicas: suponen la base de cualquier sistema de gestión financiera. Estos programas incluyen tablas y plantillas diseñadas para manipular datos numéricos y alfanuméricos. Sus distintas funciones permiten automatizar operaciones matemáticas como sumas, restas o cálculos de porcentajes. Además, pueden resultar una solución económica y sencilla para gestionar la contabilidad de autónomos pequeñas empresas.
• Programas de contabilidad para llevar la contabilidad de una empresa. Existe una amplia gama de programas avanzados que incluyen una interfaz más intuitiva para los usuarios. La principal diferencia entre este tipo de software y las hojas de cálculo es que incorporan nuevas funciones y permiten, por ejemplo, crear y gestionar informes o analizar la información disponible para detectar errores.
• Programas de gestión: otra opción que resulta casi imprescindible para las empresas de mayor tamaño es la que ofrecen los programas de gestión integrada. Estos últimos facilitan y organizan, no solo las tareas de contabilidad y control de cuentas, sino también todos los procedimientos de gestión de la empresa. Una de las ventajas de este tipo de soluciones es que la información se comparte de manera automática entre todas las áreas implicadas, lo que agiliza las operaciones. De este modo, si, por ejemplo, el departamento de ventas realiza una operación, el de contabilidad es notificado inmediatamente y recibe todos los detalles para realizar el asiento correspondiente.
• Software en la nube: los programas actuales también ofrecen la posibilidad de trabajar online y almacenar la información en la nube, sin necesidad de instalar el programa en ningún dispositivo. Esta opción tiene la ventaja de que es posible acceder a las herramientas y la información desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, por lo que no ocupan espacio en el servidor del negocio y su almacenamiento y protección son responsabilidad del proveedor de servicios en la nube.