Herramientas de gestión financiera para empresas, ¿cuáles hay?

Un programa de facturación (sea para un autónomo, una pyme o una empresa) es la herramienta que administra y controla las facturas que emite y recepciona un autónomo y/o una empresas, o lo que es lo mismo, es un software de gestión de las facturas que se generan en las compras y ventas de un negocio (o, también, de cualquier documento que acredite una transacción comercial).

¿Cuáles son las características de un programa (o software) de facturación de empresas?

Si bien es cierto que existen una amplia variedad de programas de facturación para empresas, pymes y autónomos, cada uno con sus propias características, lo normal es que compartan las más básicas, entre las que destacan: 

• Ser útil: capacitarse para cubrir las necesidades del negocio.
• Ser intuitivo: entenderse y emplearse con facilidad.
• Ser flexible: adaptarse, en cada caso, a las necesidades que se tengan.
• Ser escalable: ajustarse, según convenga, al crecimiento del negocio.
• Ser integrable: compaginarse con otras herramientas y vincularse, online, a la Factura-e (para la recepción de facturas electrónicas de la administración).
• Ser legal: adecuarse a la normativa, tanto al realizar las facturas como en el tratamiento de los datos.
• Ser multiplataforma: utilizarse, sin problema, desde varios dispositivos (móvil, tablet, ordenador, etc.).
• Ser personalizable: amoldarse al diseño del negocio, desde el logo a otros elementos distintivos (colores, etc.).

Para esto último, se incluyen, en los programas de facturación, unas plantillas de factura que, adaptadas a la normativa de facturación (y, con ello, a la legalidad vigente), se componen de: 

• Número de la factura.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos (o razón o denominación social), NIF y domicilio fiscal (del emisor y el receptor).
• Descripción de la operación (u operaciones).
• Tipo/s impositivo/s de la operación (u operaciones).
• Fecha de la operación.
• Cuota tributaria.

También es necesario que se indique, si procede, que la operación está exenta de IVA (y el motivo, en base a las disposiciones de la Directiva 2006/112/CE, de la LIVA o indicación de que la operación está exenta, si lo tiene que facturar el destinatario, si el destinatario es sujeto pasivo, si aplica el régimen especial de agencias de viajes, el REBU (régimen especial de los bienes usados) o el régimen especial de objetos de arte o el de antigüedades y objetos de colección.

Estos son los elementos que un programa de facturación para empresas, pymes y/o autónomos debe incluir:

• Hacer las facturas y personalizarlas: una de las tareas que se le encomienda a un programa de facturación es que cree las facturas de la empresa, para lo que debe utilizar la plantilla que se ha diseñado a tal efecto y que ha sido personalizada, previamente, en lo que se refiere al logo, los colores o la tipología de letra. También se recomienda que el software de gestión incluya la opción de automatizar la elaboración de facturas que sean recurrentes.
• Digitalizar y escanear las facturas y los tickets: es de gran utilidad para una empresa que este software, al que se confía la gestión del negocio, sea capaz de digitalizar, en unos pocos segundos, este tipo de documentos. Se gana en organización (ya que tendrá este “papeleo” al día) y en tiempo (a destinar en otras tareas).
• Elaborar informes: es bueno que el software de gestión que se utilice sea capaz de generarlos, ya que, de esta forma, será más sencillo el control de los cobros y los pagos que se hagan y, con ello, el tener una “foto completa” de la situación real del negocio.
• Gestionar los clientes y el inventario: todo programa de facturación (dirigido a autónomos, pymes y empresas) ha de incluir un CRM que facilite el “guardado” de los productos y servicios que se ofrecen y, también, el contacto de los clientes (sobre todo, los que son más habituales). De igual modo, esta herramienta de gestión debe facilitar el control del stock, lo que ayuda a saber si se dispone de producto o si, por el contrario, hay que solicitarlo (evitando los inconvenientes que supone una ruptura de stock).

• Pagar impuestos: otra de las funciones que se espera de un programa de facturación es la gestión del abono de los impuestos que, como empresa o autónomo, hay que hacer.
• Integrarse con otras herramientas: que una plataforma de facturación se vincule a otro/s software/s de gestión de empresas (como, por ejemplo, las ERP o las de comercio electrónico) es un punto a su favor, ya que favorece el cumplimiento del objetivo (por parte del empresario o el autónomo), que es la óptima gestión de la empresa.

En este último punto, en concreto, uno de los mayores beneficios va a llegar con la conexión del programa de facturación y el de contabilidad, ya que hace posible que se elaboren, por ejemplo, balances de situación, cuentas de resultados (de pérdidas y de ganancias), etc., lo que contribuirá a un mejor control del patrimonio empresarial.

La respuesta es: sí, existen los programas de facturación electrónica. Estos son los que, con la implementación de los avances informáticos más actuales, permiten que la gestión de las empresas se realice ‘online’. 

De hecho, y en los últimos años, estos programas de facturación son operables a través de la nube, rompiendo la barrera que impide trabajar desde distintos terminales y/o dispositivos, e, incluso, desde el teléfono móvil (mediante el uso de apps que facilitan el acceso al software de gestión de empresa, y a la información que hay en él, cuándo y dónde se necesite).

Otro de los software de gestión de empresa que va a ser útil a una empresa (también a los autónomos y las pymes) es el ERP (o Enterprise Resource Planning). Se trata de un sistema que va un paso más allá, respecto a los programas de facturación, al ser capaz de integrar la totalidad de los procesos de trabajo del negocio (lo que ayudará a mejorar su productividad y rentabilidad y, como no, su competitividad). Los sistemas ERP son capaces de centralizar la información de todos los aspectos relevantes al funcionamiento de una organización, como el nivel de stock, las ventas, los procesos contables o la producción.

Esto hace que sean varias las ventajas de un sistema ERP. Por ejemplo, es una herramienta con la que se puede agilizar todo tipo de procesos que intervienen en la operativa de tu negocio y evitar los errores comunes que tienen lugar cuando las tareas de gestión de estos procesos no están automatizadas. Además, muchos proveedores de sistemas ERP ofrecen diferentes opciones con distintos precios, permitiendo configurar el sistema mediante módulos y contratar solamente aquellos que realmente sean necesarios en el negocio.

¿Se puede mejorar este sistema ERP?

El software ERP, como se ha indicado, es eficaz a la hora de mejorar la gestión financiera de las empresas, aunque, en ciertos casos, pueden presentar algunas limitaciones. El principal, en la mayoría de ellos, es que la información es estática. Esto quiere decir que, aunque esté recogida en una base de datos, no siempre se puede utilizar de forma eficiente.

Para superar esta limitación, existe otra herramienta de gestión de empresa: el Software Business Intelligence, que utiliza un conjunto de tecnologías, estrategias y aplicaciones para optimizar y mejorar la toma de decisiones en una empresa. La ventaja principal que ofrece es que permite, no solo observar datos relevantes del histórico de la empresa, sino que además facilita la predicción de tendencias en todo tipo de agrupaciones de datos.

En definitiva, en el mercado hay una gran variedad de herramientas que pueden ayudar a mejorar la eficiencia en la gestión financiera de una empresa. No importa cuál sea el tamaño de tu organización, hoy en día se puede encontrar una opción que se ajuste a las necesidades y al presupuesto que se tengan.