Control de ingresos y gastos en tu negocio, herramientas útiles

Llevar una contabilidad de los ingresos y los gastos es fundamental para cualquier empresa: no se trata únicamente de algo imprescindible para poder cumplir con las obligaciones legales y tributarias, es también una medida necesaria para controlar el funcionamiento diario del negocio, valorar sus resultados y descubrir áreas de mejora o puntos negros de cara a una optimización del rendimiento. Para facilitar esta contabilidad, existen un gran número de aplicaciones y programas de gestión que van desde la más sencilla hoja de cálculo hasta complejas soluciones de planificación de recursos empresariales. A continuación, te hablamos de algunas de las herramientas más comunes para llevar un control de los ingresos y los gastos en tu negocio.

Las hojas de cálculo son una de las soluciones más sencillas y económicas para llevar un control de los ingresos y los gastos. Son una herramienta al alcance de cualquier autónomo o pequeña empresa y muy fáciles de utilizar si no se quieren realizar operaciones complicadas. En su versión más sencilla, una hoja de cálculo refleja los asientos de manera similar a cómo lo hacían los libros contables tradicionales, con columnas para indicar la fecha y cantidad del ingreso o el gasto y el resultado de este movimiento en la contabilidad general. Además, si se dispone de suficientes conocimientos, pueden introducirse fórmulas mucho más complejas que automaticen los procesos y elaboren gráficos y resúmenes de movimientos para facilitar un análisis de la evolución de la empresa o la presentación de documentos fiscales. La aplicación de hojas de cálculo más extendida es Excel, que forma parte del paquete de Microsoft Office; pero también hay aplicaciones gratuitas, muchas de ellas compatibles con la primera, que pueden utilizarse para llevar un control de los gastos y de los ingresos.

Muchos programas sencillos de contabilidad no son sino hojas de cálculo complejas, en las que los procesos y las fórmulas se han establecido de antemano de manera que el usuario encuentre los resultados deseados con solo introducir los datos. Son la solución perfecta para los que necesitan controlar sus gastos e ingresos y elaborar desgloses e informes más detallados, pero que no quieren complicarse aprendiendo fórmulas de Excel avanzadas o utilizando soluciones de gestión más caras y complejas. Además, la mayoría de los programas de contabilidad ofrecen funcionalidades adicionales, como plantillas autocompletables con los distintos modelos fiscales o la posibilidad de realizar presupuestos, facturas o albaranes. La oferta de programas de este tipo es muy extensa, y es posible encontrar aplicaciones específicas adaptadas a las necesidades de casi todos los sectores.

Los ERP o programas de Enterprise Resource Planning son soluciones complejas de gestión empresarial integral. Este software ofrece herramientas para gestionar no sólo la contabilidad, sino también otros aspectos de la administración empresarial como la producción, las ventas, el inventario o los recursos humanos. Puesto que se trata de soluciones integrales, que pueden afectar a la totalidad de los departamentos y centros de información, el proceso de adaptación e implementación puede presentar dificultades, además de requerir el apoyo de consultores especializados. Sin embargo, no puede negarse que estas soluciones de gestión global ofrecen múltiples ventajas: desde el ahorro de tiempo y recursos que supone la automatización de los procesos, hasta las facilidades para compartir información y para el alojamiento en la nube, o las múltiples opciones de personalización en función de las necesidades de cada negocio.