Certificado digital y otros requisitos para el alta online de tu empresa

Uno de los trámites necesarios para que una empresa pueda operar es abrir una cuenta bancaria (como las Cuentas Bienvenida para Empresas de BBVA). Un proceso que, aparentemente, debería ser fácil de realizar y que, sin embargo, podría llegar a convertirse en un quebradero de cabeza para un empresario. 

Y se puede complicar, por ejemplo, por una demora del procedimiento, o lo que es lo mismo, que se invierta más tiempo del necesario en abrir la cuenta bancaria para empresas. Hasta la fecha, se tardaba, de media, hasta 15 días. Ahora, con el alta online de BBVA, el tiempo se reduce considerablemente gracias a su proceso, cómodo y sencillo, en el que será necesario el certificado digital de la empresa. Descubre, en este artículo, qué es y cómo se utiliza (este último) y qué otros requisitos necesitas para iniciar hoy dicha alta online. 

Montar un negocio requiere una primera fase durante la que se elabora el plan de negocio, para determinar las características de la futura empresa, y se planifican los pasos administrativos que la “harán realidad”. 

Una de las decisiones que se toma, en esta etapa, es el tipo de empresa que se creará. Existen distintas formas jurídicas, y los tres elementos más importantes a tomar en cuenta para su elección son: el capital del que va a disponer el negocio, la responsabilidad y el número de socios. A partir de la definición de dichos elementos, el o los creadores de la empresa podrán elegir la forma jurídica que mejor se ajuste a las necesidades de su proyecto.

La administración española, más concretamente la Dirección General de Industria y de la PYME (DGIPYME), pone a disposición de los emprendedores la creación telemática de determinados tipos de empresas mediante su programa CIRCE. Aunque la mayor parte de las formas jurídicas pueden darse de alta en Internet, este no siempre es el caso. Las empresas que pueden hacerlo son:

• Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL o SRL): para este tipo de sociedades, se requiere un mínimo de un socio y un capital aportado de, al menos, 3.000 €. La responsabilidad está limitada al capital aportado en la sociedad.
• Sociedad Limitada de Formación Sucesiva (SLFS): las SLFS necesitan un mínimo de un socio y no disponen de un límite legal de capital. La responsabilidad está limitada al capital aportado en dicha sociedad.
• Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE): en este caso, la empresa debe disponer de un mínimo de un socio y un máximo de cinco. El capital legal establecido es de entre 3.000 € y 120.000 € y la responsabilidad está limitada al capital aportado en la sociedad.
• Comunidad de Bienes: exige que haya un mínimo de dos socios, los cuales se responsabilizan con todos sus bienes. No existe un mínimo legal de capital.
• Sociedad Civil: tiene que haber un mínimo de dos socios, los cuales ponen en común un capital sin mínimo legal requerido con el propósito de repartir las ganancias entre sí. Dichos socios tienen una responsabilidad limitada.
• Alta como autónomo (empresario individual): esta forma jurídica no requiere ningún capital inicial y la responsabilidad recae sobre el socio único, que es responsable con todos sus bienes. El autónomo puede tener trabajadores por cuenta ajena a su cargo o no.

Después de haber decidido la forma jurídica de la empresa, y de haber concretado otros aspectos (como la forma en que va a conseguir financiación, por ejemplo), es hora de darla de alta. Un procedimiento que se puede hacer de forma presencial o telemática (al elegir uno de los dos sistemas se renuncia al otro automáticamente, puesto que son excluyentes). 

En caso de que se elija el alta de empresa online, el emprendedor debe rellenar el Documento Único Electrónico (DUE) a través del sistema virtual del Centro de Información y Red de Creación de Empresas, también conocido como CIRCE. Este documento tiene como finalidad el envío de los datos de la empresa a las distintas administraciones para poder darla de alta. Para ello, el DUE engloba varios formularios que el interesado deberá rellenar. Según el tipo de empresa, los trámites van a presentar algunas variaciones, aunque la cumplimentación del DUE es común para todos ellos.

Antes de realizar el alta online de tu empresa en BBVA, hay que asegurarse de cumplir los siguientes requisitos:

• Estar constituida y ser residente en España.
• Disponer de CIF que empiece por A o B.
• Tener un administrador único o solidario (que será el que realice el alta) que tenga nacionalidad española (al igual que los titulares) o nacionalidad en países Shengen, o Espacio Económico Europeo, o de países donde BBVA tiene oficinas comerciales (USA, México, Colombia, Venezuela, Perú, Argentina, Uruguay y Turquía).

Además la empresa va a necesitar:

• Disponer de esta documentación:
  • DNI del administrador de la empresa en formato .jpg o .png.
  • Escrituras de Constitución y los Poderes vigentes (copia autorizada e inscrita), salvo que en las escrituras ya se reflejen los poderes del administrador.
  • Declaración de IVA (modelo 303 / 390) o Impuesto de Sociedades (modelos. 200, 220, 202 o 222). En ciertos casos también es necesario el justificante de actividad económica.
• Tener instalado en el ordenador:
  • Certificado digital de Administrador Único o Solidario expedido por la FNMT y por Izenpe. También sirve el certificado de representante de persona jurídica (siempre que el representante tenga firma solidaria).
  • Software de Autofirma (versión 1.7 o superior), que es gratuito.

Si ya eres cliente particular de BBVA, podrás darte de alta con tus claves de acceso como particular sin necesidad de tener el software de Autofirma ni el Certificado Digital.

A continuación, y dado que son imprescindibles para el alta online de la empresa, vamos a explicar en qué consisten estos últimos (el certificado digital y el software de autofirma), para qué sirven, cómo funcionan y cuál es el organismo que los expide. ¡Sigue leyendo!

El certificado digital para empresas es un documento electrónico que facilita la autenticación de una empresa, vía online, en las Administraciones Públicas.

¿Para qué sirve el certificado digital para empresas?

Con el certificado digital para empresas se pueden gestionar, de forma telemática, algunos de los trámites que requieren los organismos públicos, lo que va a ahorrar tiempo y dinero a la compañía. Además, y dado que el certificado digital para empresa permite (entre los trámites que se han mencionado) la firma de documentos legales, con él se asegura esta firma digital que, además, tendrá validez jurídica.

¿Quién expide el certificado digital para empresas?

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre es la que se encarga de “dar” el certificado digital para empresas y se puede obtener, como explicamos en el siguiente apartado, en una oficina de registro u online.

A la hora de abrir una cuenta bancaria, para un negocio, es necesario solicitar el certificado digital para empresas (o de administrador único y solidario). En este caso, el titular se identifica no solo como persona física perteneciente a una empresa, sino también como administrador de la misma. 

Pueden solicitar su emisión los administradores únicos o solidarios que tengan inscritas sus facultades de representación en el Registro Mercantil, siempre y cuando no hayan sido revocadas. La solicitud del certificado digital para empresas se puede completar por Internet (en la página web de la FNMT) si se cuenta con un certificado de persona física FNMT válido o un DNI electrónico (DNIe), o acudiendo a una oficina de registro para acreditar la identidad del administrador. Al igual que el certificado electrónico de personas físicas, el certificado digital para empresas (o de administrador único y solidario) deberá descargarse en un equipo informático previo pago del mismo y tiene una validez de dos años.

La solicitud del alta online de la empresa se tiene que validar (mediante firma). El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas pone a disposición del usuario un sistema de autofirma gratuito, el cual permite firmar electrónicamente cualquier solicitud de manera sencilla.

¿Para qué sirve el software de autofirma?

Es un programa informático al que se puede acceder desde el navegador, lo que facilita la firma para procedimientos administrativos en páginas de Administración Electrónica. El usuario indica qué fichero desea firmar y la aplicación escoge automáticamente el formato de firma que debe aplicar.

¿Cómo se obtiene el software de autofirma?

El software de autofirma está disponible en el Portal de la Administración Electrónica (PAE), donde se puede descargar (en su versión 1.7 o superior) para los distintos sistemas operativos del equipo (Mac, Windows o Linux). 

Junto al certificado digital para empresas (o de administrador único y solidario) y el software de autofirma, como se ha indicado previamente, para abrir una cuenta de empresa online se necesitan otros documentos que el administrador debe aportar.

En primer lugar, es necesario acreditar la identidad de la empresa para la que se va a crear la cuenta online utilizando el Documento Nacional de Identidad del administrador único o solidario de la empresa.

En segundo lugar, el administrador debe presentar las escrituras de constitución y poderes de la empresa. Para constatar que un representante cuenta con los poderes necesarios para representar a la empresa, se deben someter los mismos a un bastanteo, según el cual los poderes deben haber sido otorgados ante notario e inscritos en el Registro Mercantil. Estos poderes aparecen en la escritura de constitución, así como en cualquier otra escritura de apoderamiento que haya sido otorgada por la empresa.

Por último, se necesita la validación de la solicitud mediante firma (en la que interviene el software de autofirma que se ha explicado en el apartado anterior).