Control de gestión en la pequeña y mediana empresa

Emprender un proyecto empresarial requiere un alto nivel de organización y planificación, especialmente cuando se trata de una empresa no muy grande. Las pequeñas y medianas empresas en España se han enfrentado a grandes dificultades en los últimos años, y muchos expertos coinciden en que la falta de coordinación en la gestión es uno de los factores que han obstaculizado su crecimiento. El control de gestión es precisamente el proceso que tiene como objetivo organizar la planificación y evaluación de los resultados de una empresa para mejorar su rendimiento. A continuación, te explicamos en qué consiste el control de gestión y cómo implementar este proceso para alcanzar el éxito.

El control de gestión es un conjunto de procesos destinados a lograr el cumplimiento de los objetivos en una empresa. Este método de gestión es especialmente importante en pymes que necesitan desarrollar su negocio y encontrar su espacio en un mercado dominado por las grandes multinacionales. Este sistema de gestión incluye tanto la planificación previa, como la aplicación y evaluación posterior de los resultados, de modo que se pueda valorar el funcionamiento de la estrategia de negocio y adaptarla o mejorarla siempre que sea necesario. Se trata, por tanto, de una gestión integral que incluye todos los niveles de operación de las pymes. La filosofía de este método de gestión defiende que el análisis es esencial para controlar la evolución de un negocio. Para desembocar en una toma de decisiones fundamentada y favorable para la empresa, este análisis debe realizarse a partir de información financiera, administrativa y operativa. El responsable de llevar a cabo este control de gestión es el controller. Esta figura ha surgido para cubrir la necesidad de las pymes de realizar una gestión integral, que no sólo incorpore los distintos elementos de la empresa, sino también la interacción que existe entre ellos.

El primer paso para realizar un buen control de gestión es establecer un plan estratégico que sea realista a la vez que ambicioso. Para ello, hay que tomar como punto de partida la situación de la empresa y realizar una evaluación de la misma. Una vez elaborado el plan, es fundamental poner por escrito sus objetivos, junto con los pasos a seguir y el plazo en el que se espera alcanzarlos. Una vez se ha creado un plan, es necesario distribuir y asignar los distintos recursos de la empresa a las actividades y departamentos involucrados en el mismo. Solo así es posible optimizar los recursos disponibles y conseguir los mejores resultados.

La actividad de control de gestión de una empresa no acaba en la planificación. Uno de los pasos fundamentales de este método es el seguimiento de la aplicación de los planes estratégicos. La toma de decisiones de una empresa siempre ha de estar fundamentada y basada en informes y datos reales, por lo que la planificación debe acompañarse además de un análisis a tiempo real que aporte los datos necesarios para que las decisiones sean las más beneficiosas para el negocio en cada momento. Una pyme con un buen sistema de control de gestión supervisa que el plan estratégico se implemente correctamente. Esto implica comprobar que la utilización de los recursos sea la planeada y que siga las pautas establecidas en los presupuestos. Este análisis paralelo a la actividad de la empresa permite identificar las desviaciones según ocurren, es decir, facilita detectar rápidamente cualquier fallo en la implementación del plan. Si estos errores se detectan de inmediato, resulta más sencillo encontrar una solución o modificar el plan para mejorar el rendimiento de la empresa. Si, por el contrario, no existe este seguimiento y cualquier desviación del plan pasa desapercibida, la empresa puede llegar a perder mucho tiempo y dinero tratando de solventar los fallos a posteriori.

Además de corregir errores puntuales lo antes posible, toda empresa debe buscar la mejora continua de su negocio. Los responsables del control de gestión deben realizar análisis constantes para proceder a una evaluación posterior. Esta evaluación ha de medir los resultados de la empresa en comparación con el plan estratégico y modificar la actuación de la primera en caso de que sea necesario. Los resultados de la evaluación pueden incluso motivar la creación de nuevas estrategias o la reformulación de los planes anteriores para optimizar la operativa de la pyme. Tanto en esta etapa de evaluación como en la etapa previa de análisis, la utilización de sistemas de información y nuevos avances tecnológicos supone una gran ventaja. En la actualidad, el software disponible permite automatizar muchos de estos procesos y llevar a cabo estudios de gran complejidad en cuestión de segundos.