Certificado digital de tu empresa: ¿qué es y para qué sirve?

Hasta hace unos años, las empresas debían realizar todas sus gestiones administrativas de forma presencial para poder acreditar su identidad. Los avances tecnológicos y el auge de Internet durante estas últimas décadas han hecho posible la tramitación telemática de este tipo de gestiones, introduciendo nuevos métodos mucho más rápidos, ágiles y sencillos. 

En este sentido, el certificado digital de empresa, también conocido como certificado de representante, es el documento electrónico que permite identificar a las empresas online y que, por tanto, les permite llevar a cabo distintos trámites burocráticos de forma telemática. Este documento virtual contiene los datos identificativos del negocio, que han sido previamente autenticados por el organismo oficial responsable de la emisión del certificado (la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) sin que esto suponga ningún coste para la empresa.

El certificado digital también está disponible para personas físicas, pero en el ámbito empresarial los posibles destinatarios son:

• Representantes de personas jurídicas que sean administradores únicos o solidarios.
  
• Representantes de personas jurídicas.
• Representantes de entidades sin personas jurídicas.

Para conseguir el certificado digital, se debe acceder a la web de la FNMT con alguno de los siguientes navegadores: Firefox, Explorer o Chrome. La solicitud se inicia haciendo clic en la opción “Obtener certificado digital” y especificando si el certificado está destinado a una persona física o jurídica. A continuación, aparece un menú desplegable en la parte izquierda donde hay que seleccionar “obtener certificado Software” y “obtener certificado”. 

En esta nueva ventana, el interesado debe introducir su NIF (Número de Identificación Fiscal) para enviar su solicitud. Una vez hecho esto, la web genera el llamado código de solicitud, a presentar impreso en la oficina pertinente de la Agencia Tributaria. El objetivo de este trámite es que el interesado acredite su identidad, por lo que es necesario que también lleve consigo su NIF.

Después de haberse personado para su identificación, el solicitante puede descargar el certificado desde el mismo navegador con el que realizó la solicitud del código. Simplemente tiene que repetir los pasos iniciales hasta alcanzar la opción de “obtener certificado Software” e introducir el NIF junto con su código de solicitud. Una vez la petición haya sido enviada, el certificado queda instalado en el disco duro del equipo desde el que se hayan tramitado las gestiones. 

Para comprobar que la instalación se ha realizado correctamente, se puede abrir el navegador, y seguir la siguiente ruta: Herramientas > Opciones de Internet > Contenido > Certificados. En este último apartado es donde debe aparecer el certificado que se ha descargado. Finalmente, es recomendable exportarlo para disponer de una copia de seguridad del mismo.

El certificado digital permite a las empresas llevar a cabo diferentes operaciones de forma totalmente telemática. Dichos trámites son los que se realizan mediante las páginas webs de instituciones públicas como la Seguridad Social, la Agencia Tributaria o los Registros Mercantiles. 

Algunas de las operaciones más importantes que se pueden gestionar son las relacionadas con:

• Impuestos y tasas.
  
• Aduanas.
• Censos, NIF y domicilio fiscal.
• Certificaciones.
• Recaudación.
• Beneficios fiscales y autorizaciones.
• Comprobaciones fiscales y procedimiento sancionador.
• Requerimientos y comunicaciones.
• Recursos, reclamaciones, otros procedimientos de revisión y suspensiones.

El certificado digital conlleva múltiples beneficios para las empresas, especialmente en comparación con el tradicional proceso de gestión presencial. La primera es la rapidez: el hecho de que los representantes de la empresa no tengan que realizar ningún desplazamiento ahorra un tiempo considerable. Esto supone, a su vez, una reducción de los costes derivados de estos y, también, del tiempo perdido durante las gestiones.

Este documento digital también aporta sencillez a cualquier procedimiento, ya que facilita la comunicación entre la empresa y la Administración. Además, el hecho de que la operación burocrática se realice de forma electrónica contribuye a que se reduzcan los errores (se suprimen aquellos derivados de los procedimientos manuales) y el consumo de papel.

Por último, cabe destacar que la empresa dispone de una mayor flexibilidad horaria para hacer sus gestiones, puesto que el sistema telemático está disponible las 24 horas durante los 365 días del año.

Las gestiones de las empresas se han visto considerablemente agilizadas desde la implementación de los certificados electrónicos. Pero, antes de esto, hay que darlas de alta. En BBVA contamos con un sistema de Alta Online para Empresas que permite realizar el proceso en unos pocos minutos, al llevarse a cabo online y sin papeleos. Solo es necesario tener a mano el DNI del administrador único o solidario, las escrituras de constitución y poderes y, por último, instalar el certificado digital de administrador único y solidario (avalado y entregado por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) y un software de autofirma (con el que se garantiza la máxima seguridad en el proceso). Visita bbva.es e infórmate.