¿Qué documentos se necesitan para abrir una empresa?

A la hora de abrir una empresa, es necesario que se recopilen los siguientes documentos: 

• Certificación negativa: entre los papeles necesarios para abrir un negocio se encuentra este documento, con el que se acredita la ‘no existencia’ de otra empresa con un nombre similar a la que se quiere crear. Se puede solicitar en cualquiera de las oficinas del Registro Mercantil Central, para lo que se proporcionan 3 vías:
  • Presencialmente.
  • Por correo electrónico (enviando una carta, con la solicitud, a la oficina correspondiente).
  • Por Internet (rellenando el formulario, telemáticamente, en la web del Registro Mercantil Central).

Además, se puede solicitar este documento, necesario para abrir un negocio, recurriendo a un notario (autorizante), que lo recibirá con la firma electrónica del registrador titular que ha realizado la petición.

• Certificación del depósito del capital social: este documento se obtiene al abonar la cantidad mínima establecida para la forma jurídica que, como empresa, se ha elegido, certificando su pago (y el importe):
  • En el caso de una Sociedad Limitada: será, al menos, de 3.000 €. Sin embargo, y en base a la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (o Ley Crea y Crece, publicada en el Boletín Oficial del Estado del 29 de septiembre de 2022), actualmente se reduce a 1 €, si se cumplen estos requisitos: 
    • El 20% del beneficio se destina a una reserva legal, hasta que esta, sumada al capital, alcance los 3.000 €.
    • Al liquidar la empresa, si el patrimonio que se tiene no es suficiente para el pago de las obligaciones sociales (o las deudas contraídas), cada socio tiene que responder, solidariamente, de la diferencia que hay entre los 3.000 € y el capital que se suscribió (al inicio). 
  • En el caso de una Sociedad Anónima: será, al menos, de 60.000 €.
• Código de Identificación Fiscal (CIF): es un código único e intransferible, compuesto de 8 números y una letra, que sirve para identificar a las empresas españolas y a las personas jurídicas que desempeñen una actividad económica. Actualmente, y tras la entrada en vigor del Real Decreto 1065/2007, el CIF se denomina, en todo caso, como NIF. Para obtenerlo, al ser un documento necesario para abrir la empresa, se tiene que, en primer lugar, realizar la solicitud a Hacienda. Esta, inicialmente, proporciona un NIF provisional, en el tiempo que la AEAT estudia los datos, para, por último, rellenar y entregar el modelo 036, con el que se formaliza la petición y, posteriormente, se obtiene el NIF definitivo.
• Impuesto de Actividades Económicas: se trata de un gravamen que se aplica a las empresas y autónomos, en base a la actividad que realicen en territorio español. Si bien es cierto que el sujeto pasivo no va a pagarlo en los primeros 2 años impositivos, es necesario que se realice el alta en el IAE, con el modelo 036, comunicando las actividades que se desempeñan y el/los establecimiento/s en el/los que se va/n a desarrollar.
• Escritura pública: es otro de los documentos que se necesitan al abrir una empresa, que recoge la firma de todos los socios que la componen. Estos (o sus representantes legales) tienen que presentarse a su rúbrica, realizada ‘ante notario’, con el DNI y la acreditación bancaria del desembolso del capital social (si este no es dinerario, se entregará una relación de bienes que incluya la descripción y valor de cada uno, junto a las acciones o participaciones que le corresponden por dicha aportación). Además, y para que el proceso se finalice con éxito, hay que proporcionar, también, la Certificación Negativa y los Estatutos Sociales de la compañía.
• Inscripción del Registro Mercantil: documento que se necesita para abrir la empresa ya que la concede el carácter jurídico que necesita para iniciar su actividad. El trámite se realiza en el Registro Mercantil de la provincia en la que se domicilie la empresa, entregando la documentación que corresponda (en función del tipo de sociedad).

• Alta en la Seguridad Social: todo empresario que vaya a contratar trabajadores para la empresa, una vez la abra, tiene que darla de alta en la Seguridad Social. Lo hará, con la presentación del Modelo TA6, en la Tesorería General de la Seguridad Social, tras lo que se le asignará un Código de Cuenta de Cotización (necesario para los trámites posteriores, relacionados con la contratación de sus empleados y sus cotizaciones).

También se recomienda, aunque no es obligatorio, que se formalice (documento de por medio) el registro de la marca en la Oficina Española de Patentes y Marcas. La forma más cómoda de realizar este “procedimiento” es la telemática, a través de su Sede Electrónica, existiendo otras vías como, por ejemplo, la presencial.

Otros documentos que se necesitan para abrir un negocio

A los documentos que se indicaron en el apartado anterior, y que son necesarios para constituir una empresa, se añaden una serie de licencias que, de igual forma, se requieren para el inicio de la actividad empresarial:

• Licencia de apertura: es el documento que certifica la viabilidad del establecimiento para acoger la actividad empresarial que se va a desarrollar en él (sin perjudicar a terceros). Lo concede, tras validarse la solicitud, el Ayuntamiento del municipio en el que se encuentra el local, en base a unos requisitos (técnicos, medioambientales, higiénicos y urbanísticos) que varían de uno a otro. Existen 2 tipos de licencia de apertura (en base a las molestias o el daño de la actividad): no calificadas (o inocuas) y calificadas (o nocivas).
• Licencia de obra: dado que, en la mayoría de los casos, se tiene que acondicionar el local, este documento es imprescindible para abrir la empresa al permitir que se lleven a cabo esas obras que están previstas. Primeramente, y para dar el ‘visto bueno’, un técnico municipal se encarga de constatar que las modificaciones son las reflejadas en el declarado responsable, de constatar que son necesarias para el tipo de actividad que se va a desarrollar y, por último, de verificar que los importes que se declaran son correctos (para la obra a realizar).

Por último, y ya al final del proceso de constitución de la empresa, se entregará el documento que comunique su apertura, lo que permitirá que la Administración pueda controlar las condiciones de trabajo y de seguridad de sus trabajadores. Se incluirá en él, entre otra información, los datos de la empresa (nombre, NIF, actividad económica, etc.) y del establecimiento o local (dirección, superficie, etc.).