¿Qué es una factura y para qué sirve?

Si atendemos a lo explicado en el apartado anterior, las facturas sirven, principalmente, para demostrar que la operación comercial (entre 2 partes) se ha llevado a cabo de manera legal y correcta (actuando, por tanto, como justificante de esta). En ella se incluyen, de forma detallada, los datos que la conforman. 

Pero una factura no solo sirve para eso: también es la manera que tienen las empresas de informar a la AEAT (a Hacienda) de las operaciones que llevan a cabo y de acreditar, ante ella, que se han abonado los impuestos que corresponden.

En base a lo indicado por la AEAT, para que una factura sirva de comprobante de una transacción comercial debe incluir, al menos, la siguiente información:

Si es una factura simplificada

• Número de la factura (y, de haberla, la serie).
• Fecha en la se expide.
• Fecha en la que se realiza la operación (siempre, claro está, que sea distinta a la de expedición).
• NIF, nombre y apellidos y razón (o denominación social) del expedidor.
• Producto/s que se venda/n o servicio/s que se preste/n.
• Tipo impositivo que se aplique (junto al término ‘IVA incluido’).
• Importe total a pagar.

Si se trata de una factura rectificativa, y solo en ese caso, se indicarán, por un lado, los datos modificados y, por otro, la factura a la que se “hace” la rectificación.

Si es una factura completa

• Número de la factura y serie (si la hubiese).
• Fecha en la se expide.
• Fecha en la que se realiza la operación (siempre, claro está, que sea distinta a la de expedición).
• NIF, nombre y apellidos y razón (o denominación social) de la persona que la expide y de su destinatario.
• Número de Identificación Fiscal (lo atribuye la Administración Tributaria Española o, en su lugar, otro estado que sea miembro de la Unión Europea) con el que el expedidor (de la factura) ha llevado a cabo la operación.
• Domicilio (tanto del expedidor como del destinatario de la factura).
• Descripción de la/s operaciones que se realicen (junto a los datos que se requieren para obtener la base imponible del impuesto, IVA, y el importe de este último, lo que incluye: precio unitario de cada operación sin impuesto y cualquier descuento o rebaja que no está añadido en él).
• Tipo/ impositivo/s que se aplique/n.
• Cuota tributaria (si repercute, debe consignarse por separado).
• Importe total a pagar.

En ambos casos, si se produce una de estas casuísticas que se mencionan a continuación, se tendrá que indicar:

• Operación exenta.
• Facturación por destinatario.
• Inversión del sujeto pasivo.
• Régimen especial de Agencias de Viajes.
• Régimen especial de Bienes Usados.

Se tiene la obligación de emitir una factura, en España, siempre que se sea empresario o autónomo y se venda un producto o se preste un servicio (a un tercero) como parte de la actividad profesional. 

También, aún no siendo ni empresario ni autónomo, se tendrá que emitir una factura (al realizar una operación de compraventa) y guardarla (a modo de justificante) para regularizarlas, posteriormente, con Hacienda.

¿Cuándo, en concreto, se tiene que emitir una factura?

Son varios los casos en los que, obligatoriamente, el empresario o el autónomo deben emitir una factura (a su cliente):

• Si es una empresa o un autónomo.
• Si es una administración pública o una persona jurídica (y no es empresaria ni autónoma).
• Si es una petición de un cliente.
• Si es una venta a distancia.
• Si es una entrega de bienes a los que aplique un impuesto especial.
• Si es una exportación de bienes que está exenta de IVA (salvo en las tiendas que son ‘TAX Free’).
• Si es una operación intracomunitaria que está exenta de IVA.
• Si es una venta de bienes de montaje o instalación (en el territorio en el se aplica el impuesto).

¿Y cuándo no se está obligado a emitir una factura?

Como en toda regla, existen una serie de excepciones en las que no es imperativa la emisión de la factura:

• Si es una operación exenta de IVA (en base a lo especificado en el artículo 20 de la Ley del IVA), no incluyéndose, en este punto, aquellas que se refieran:
  • A la entrega de servicios sanitarios y hospitalización.
  • A la entrega de bienes inmuebles.
  • A la entrega de bienes exenta por no haberse podido deducir el IVA soportado.
• Si es una operación que esté ‘bajo el régimen especial de Recargo de Equivalencia’.
• Si se relaciona a una actividad que esté “sujeta” al Régimen Simplificado del IVA (es decir, si se es autónomo por módulos), a excepción de que se trabaje en la venta de activos fijos (ordenadores, etc.), caso en el que sí se tiene que enviar factura.
• Si se tiene una autorización expresa de la AEAT (que permitiese la no emisión de facturas, por ciertas actividades, si esto perturba su desarrollo).
• Si es una operación que esté ‘bajo el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca’ (siendo obligatorio, en todo caso, enviar la factura por la entrega de inmuebles).
• Si es una operación financiera y de seguros (salvo que sean operaciones sujetas y no exentas que se localicen en el Territorio de Aplicación del Impuesto, Península e Islas Baleares, o en otro Estado Miembro).

Como se ha avanzado, los tipos de facturas más habituales (y de las que se han indicado sus componentes) son:

• Factura simplificada: es la más común (corresponde al ‘ticket’ que se recibe, al finalizar una compra, en la mayoría de los establecimientos).
• Factura completa: como se ha podido comprobar, es una versión ampliada de la factura simplificada (dado que contiene una mayor cantidad de información).

Estas, sin embargo, no son las únicas que hay:

• Facturas rectificativas: ayuda a la corrección de facturas anteriores.
• Facturas proforma: provisional, indica los detalles de una operación que se realizará a futuro. Es distinta de un presupuesto.
• Facturas recapitulativas: reúne las facturas que se han emitido a un cliente en un periodo de tiempo concreto.

Emitir una factura, por parte de un empresario o un autónomo, va a depender, mayormente, de la naturaleza del destinatario:

• Si es un particular: lo normal es que se expida la factura en el momento que finalice la operación.
• Si es una empresa o autónomo: el tiempo que se estipula, en este caso, para la emisión de una factura es, como límite, antes del día 16 del siguiente mes al que se produzca el devengo del impuesto de la operación realizada (o la propia operación).

¿Existen otros casos en los que cambia el plazo de emisión de una factura?

La respuesta es: sí, los hay, y hacen referencia a unos tipos de facturas en concreto:

• Recapitulativas: si se dirigen a un particular, no podrá superar el último día del mes en que se realiza la operación, no así en el caso de que se trate de una empresa o autónomo, en el que se respeta lo indicado en el apartado anterior.
• Rectificativas: tan pronto como uno se de cuenta del error (para solventarlo lo antes posible).

¿Hay sanción si no se cumplen los plazos de emisión de una factura?

En la Ley General Tributaria (artículo 201) se indica que sí hay infracción por incumplir estos plazos, y se especifica la multa a pagar si esto se produce: se tendrá que abonar lo proporcional al 2% de la suma del importe de las operaciones que dan pie a la infracción.

Si no se puede calcular este importe, la sanción que se abonará es de 300 € (por factura).

En una factura, la fecha de vencimiento es la que, en base a la ley, marca el día límite para el pago de dicha factura. 

Es importante que se incluya la fecha de vencimiento en la factura, ya que será la que permita, en caso de impago, reclamar el importe de la misma (tanto de forma amistosa como ‘por lo legal’).

Esta, sin embargo, no es fija y se supedita al tipo de empresa a la que se emita la factura:

• Empresas y autónomos: entre empresas (incluidos los autónomos), el plazo son los 30 días posteriores a la venta del producto o prestación del servicio (pudiéndose ampliar, previo acuerdo de las partes, a 60 días).
• Administración pública: se tiene que abonar en los 60 días que siguen al vencimiento de los contratos.Minorista: hay más flexibilidad, existiendo 2 opciones:
  • Alimentos perecederos: 30 días.
  • Resto de productos: 60 días (existe la posibilidad, si ambas partes se ponen de acuerdo, de ampliarlo a 90 días).

¿Y si la factura no incluye la fecha de vencimiento?

Si se da esta casuística, en base a lo recogido en el Real Decreto 4/2013, el plazo se establece en 30 días (naturales) desde que se emite la factura (no superando, en ningún caso, los 60 días, si hay acuerdo entre las partes implicadas).

Sin embargo, es recomendable que está se incorpore a la factura, ya que garantiza que, como se indica anteriormente, si el receptor no la liquida se le puede reclamar y, de continuar negándose, se pueden tomar las medidas legales que se consideren oportunas.

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