Gestión de tu stock en Amazon: ¿Cómo hacerlo de forma efectiva?

Una vez eliges la opción de fulfillment que mejor se adapta a tus necesidades, bien Auto Fulfillment (realizas tú mismo todo el proceso) o Fulfillment by Amazon (la plataforma se encarga por ti), el siguiente paso es ponerse en marcha. En este artículo vamos a profundizar en dos de los procedimiento más importantes al respecto: la forma en la que has de realizar el envío de los productos (a tus clientes, si optas por la primera, y a los centros de fulfillment de Amazon, en el caso de la segunda) y la gestión de tu stock en Amazon (para que sepas cómo actuar en el caso de que esté a punto de terminarse).

A la hora de realizar el envío

Una vez se realiza el pedido, y se aprueba su modo de pago, este cambia de estado, convirtiéndose en ‘no enviado’. Comienza aquí el tiempo de preparación, es decir, ya puedes, y debes, empezar a crear el paquete para hacérselo llegar al cliente. Una vez lo tengas listo, arranca el llamado tiempo de entrega (el cual has establecido en tu política y debes cumplir).

Avisa a tu proveedor de servicios logísticos para que recoja el paquete poco antes de que lo tengas preparado (así no perderás tiempo). Una vez lo tenga en su mano, podrás confirmar el envío en Amazon, nunca antes, para lo que debes proporcionar el número de seguimiento en Amazon Seller Central. Cuida mucho este aspecto, ya que Amazon te evalúa constantemente en este sentido, sabedor de que los tiempos son muy importantes para los consumidores.

Con el envío realizado, Amazon solicita a todos los vendedores que suban una factura del pedido. Un proceso que puedes automatizar, de hecho se recomienda hacerlo, para ahorrar tiempo a dedicar, por ejemplo, a la gestión de tu stock en Amazon. ¿Cómo puedes hacerlo? Previo registro en el servicio, aceptando los términos y condiciones, ve a ‘Configuración’ (esquina superior derecha). Ya en ella, y en la esquina inferior izquierda, encontrarás la ventana ‘Tus servicios’, la cual te permitirá inscribirte en los Servicios de IVA de Amazon. A continuación, y con dicha inscripción finalizada, pincha en la pestaña ‘Sin Factura Cargada’ situada en tu panel de pedidos y después clica en ‘Cargar’ - ‘Factura para cualquier pedido’. Por último, selecciona ‘Automatizar tus facturas’ y sigue los pasos para cerrar el proceso.

A la hora de realizar la gestión de tu stock

La gestión de tu stock es fundamental, ya que te ayuda a conocer en profundidad tanto los productos que vendes como la velocidad a la que los adquieren los clientes. Realizarla de forma óptima evitará, entre otras muchas cosas, un posible desabastecimiento, permitiéndote sumar más unidades a tu “almacén” antes de que este se produzca. 

Para comprobar el estado de tu stock, has de acudir a la pestaña de ‘Inventario’ y, una vez estés en ella, a ‘Gestionar Inventario’. Con la lista de tus productos a la venta ante ti, mira en la columna ‘Disponible’ para saber si cuentas con unidades (te marcará con exactitud el número) o si, por el contrario, necesitas reponer. También puedes automatizar el proceso mediante la configuración de una alerta de reabastecimiento. Esta te enviará una notificación siempre que el stock esté a punto de terminarse. Para ello, solo tienes que seleccionar los productos a aplicar (en la casilla que tienen a la izquierda) y clicar en ‘Acción’ - ‘Establecer alertas de reabastecimiento’. 

A la hora de realizar el envío

En este caso, y al ocuparse Amazon de todo el proceso, lo que deberás es crear un ‘plan de envío’. Entra en la sección ‘Administrar los envíos FBA’ (situada en ‘Vendedor’ - ‘Inventario’ - ‘Administrar los envíos FBA’. Ya en ella, pincha en ‘Upload Shipping Plan File’ y, a continuación, en ‘Download the Template’ (eligiendo el formato de excel). 

Una vez tengas la plantilla, deberás cumplimentarla con toda la información que se te solicita y añadir los productos a enviar al centro logístico de Amazon, y la cantidad de los mismos, junto a su SKU. Cuando termines, guarda tu archivo en .txt (sin tabulaciones), el cual cargarás en Amazon Seller clicando en ‘Cargar Archivo’ - ‘Cargar el archivo del plan de envío creado’. Recibirás una notificación cuando esté subido correctamente (el tiempo de procesamiento puede variar en función de los SKUS que incluyas). Para comprobar el estado del archivo, solo tienes que entrar en ‘Revisar el estado del archivo y el historial".

Si todo está correcto, el siguiente paso será acceder a tu ‘Cola de envío’ (situada en el menú superior). En ella encontrarás dos ventanas: ‘Envíos’ y ‘Planes de Envío’. En la primera podrás comprobar todos aquellos que rellenaste (con su información correspondiente), los cuales pasarán a la segunda una vez se pongan en marcha.

Existe una tercera pestaña, de nombre ‘Ver plan de envío’ desde la que podrás realizar otras acciones como:

• Reeditar, si lo consideras necesario, los productos a enviar y la cantidad de cada uno de ellos (botón de ‘Establecer Cantidad’).
  
• Indicar cómo quieres que se preparen los productos, en base a la guía que ofrece Amazon (botón de ‘Preparar los Productos’). Previamente debes haber activado el Servicio de Preparación Logística de Amazon (no viene incluido) en ‘Configuración de la Cuenta’. En ella, y a la pregunta ¿quién prepara? debes seleccionar Amazon.
  
• Elegir el etiquetado (botón de ‘Etiqueta Producto’), el cual se imprimirá y se colocará en la parte más visible de cada producto (Amazon funciona con códigos de barras). Se trata de un servicio que tampoco viene incluido y que se abona por cada artículo vendido.
  
• Ver los envíos en cada una de sus distintas ubicaciones (botón de ‘Ver Envío’ - ‘Ver el contenido del envío’). La información que arroja es:
  • Nombre del envío.
    
  • Identificación del envío.
    
  • MSKU (número de identificación único).
    
  • Unidades.
    
  • Nave.
    
• Preparar el envío, seleccionando el método y el transportista, así como el número de cajas que incluirá (página de ‘Prepara el Envío’). También has de añadir información relativa, por ejemplo, al peso y dimensiones de la caja. Pulsa ‘Confirmar’ una vez lo hayas indicado todo.
  
• Ver el resumen de tu envío antes de realizarlo (página de ‘Resumen de envíos’). Si este no es completo y sí parcial, debes proporcionar un número de seguimiento del mismo. Esto permitirá que Amazon te actualice el estado de cada parte del envío en la página de ‘Envíos en Espera’.
  

El seguimiento completo de tus productos se realiza en la página ‘Ver Resumen’, la cual te mostrará también su progreso una vez se reciben en el centro de logística. 

A la hora de realizar la gestión de tu stock

Al igual que el caso anterior, la buena gestión de tu stock en Amazon te permite ese control del mismo que tanto necesitas para, por ejemplo, no quedarte nunca sin producto. Revisarlo es fácil: entra en ‘Inventario’ y, una vez dentro, en ‘Gestionar Inventario’. Podrás ver tu lista de productos a la venta y revisar, mediante la columna ‘Disponible’, si alguno está cerca de quedarse sin unidades. Un proceso que también puedes automatizar en la pestaña de ‘Gestión de Inventario’, de igual modo que en la modalidad de Auto Fulfillment, recibiendo así una notificación cuando sea necesaria la reposición de existencias.