¿Qué es un plan de negocio y cómo se elabora?

Un plan de negocio, para una empresa, es el documento que la ayuda a identificar y analizar una oportunidad de negocio previamente detectada, a examinar su viabilidad (desde un punto de vista técnico, económico y financiero) y a elaborar (en profundidad) una serie de estrategias y tácticas que permitan la toma de decisiones (o lo que lo mismo, muestran el camino a seguir para dar el paso de “posible” a “real”) respecto a esta.

¿Qué características son las que definen, principalmente, a un plan de negocio?

Un plan de negocio, habitualmente, tiene que caracterizarse por:

• Ser estructurado: hay que presentarlo de una forma simple y clara (que facilite su seguimiento).
• Ser comprensible: se tiene que redactar en un lenguaje sencillo, sin “tecnicismos” (incluidas las tablas y los gráficos).
• Ser breve y conciso: incluir, en la medida de los posible, solo la información que sea relevante. 
• Ser cómodo: las características que se han mencionado, hasta el momento, hacen que la lectura de un plan de negocio resulte “agradable”.

Además, es fundamental que el plan de negocio sea un documento “vivo”, es decir, que se vaya actualizando (en la medida de lo posible).

Son varias los “motivaciones” que llevan a una persona, que quiere abrir una empresa, a realizar un plan de negocio:

• Definir, en la medida de lo posible, la oportunidad de negocio.
• Estudiar el mercado en el se “trabajaría” la oportunidad de negocio.
• Analizar la información que se obtiene en el estudio de mercado (que será la que indique si el proyecto es viable o no).
• Desarrollar la estrategia de la empresa (a nivel operativo y, también, de marketing y ventas) y las “acciones” que se harán para llevarla a cabo.
• Determinar, con el mayor rigor, si el proyecto es viable.

Lo habitual, en cualquier modelo de plan de negocio, es que se incluyan los siguientes apartados:

Estructura de un plan de negocios

Antes de comenzar, en sí, con el plan de negocio, se trabaja: 

• La portada, en la que se incluye:
  • Nombre del documento.
  • Logotipo.
  • Datos de contacto (dirección, teléfono, email, etc.).

Además, se incluirá la numeración del plan de negocio (distinta en cada copia) y la fecha (de cada versión).

• Índice, con el que se ayuda a la lectura del plan de negocio.

Acto seguido, comenzaría, como tal, el plan de negocio:

• Resumen ejecutivo: si bien es cierto que se trata de la última parte que se redacta, se incluye al inicio del plan de negocio. Refleja, de un modo breve y conciso, los aspectos más importantes del plan (como, por ejemplo, la historia que tiene la compañía, y su visión empresarial, la propuesta de valor que ofrece y los objetivos que tiene (a corto, medio y largo plazo), sentando, de esta forma, las bases del resto del documento. 
• Descripción del negocio: es el momento de explicar, de forma sencilla y “sin adornos”, aspectos de la empresa como, por ejemplo, los siguientes:
  • Nombre.
  • Número de años que lleva “operando”.
  • El/los mercado/s en el/los que opera.
  • Estructura.
  • Objetivos (a corto, medio y largo plazo).
  • Oferta diferencial (con la que alcanzar las metas propuestas).
    

• Estudio del mercado: a la hora de elaborar un plan de negocio, hay que analizar el mercado en el que se opera. En concreto, hay que conocer:
  • Su situación y su evolución en el tiempo (sin olvidarse de factores que influyen, y mucho, como la estacionalidad o la segmentación).
  • Su tamaño y su nicho de mercado, lo que permite que la empresa sepa si este es viable y, además, si va a poder crecer en él.  
  • Sus clientes (o buyer persona), de los que se indica su perfil geográfico, socioeconómico y emocional (indispensables para “entender” su comportamiento a la hora de comprar).
  • Su competencia, a la que, al hacer un plan de negocio, hay que “examinar con lupa”. Hay que conocer el nombre de todos los competidores, en qué son fuertes (y en qué flaquean), el precio de sus productos y/o servicios, el volumen de ventas que obtienen con ellos y, por último, cuál es el porcentaje de mercado que ocupan.
  • Sus canales de distribución, necesarios para llegar al cliente final.
• Estrategia comercial: en cualquier de los modelos de plan de negocio que se pueden elaborar, para “presentar” una empresa, se tienen que incluir las acciones que, tras una análisis y filtrado de las posibles opciones, se realizarán en “pro” de la venta del producto/s o servicio/s que se comercializa/n, poniendo el foco en:
  • Producto: especificar, al hacer el plan de negocio, las características que definen el producto o servicio que se va a ofrecer, así como los diferentes gamas y líneas que se harán, su diseño, etc.
  • Precio: se muestra el coste medio del producto, y los criterios que se han tenido en cuenta para fijarlo, y los descuentos y promociones que se aplicarán. También se incluye una comparativa (vs el mismo producto/servicio de la competencia) y se indican los costes y los márgenes de beneficios.
  • Comunicación: se detallan las acciones de marketing y publicidad que se harán para “dar a conocer” el producto o servicio (desde la impresión de folletos y catálogos o la fabricación de merchandising (a repartir en eventos del sector) a la ejecución de campañas en medios tradicionales y digitales (y en redes sociales).
  • Ventas y distribución: por último, se especifica la estrategia de ventas que se va a seguir, y las vías a emplear para ello, así como la manera de hacer llegar el producto a su destino final.
• Plan financiero: es esencial, al crear un plan de negocio, que se “haga hincapié” en lo económico y, en concreto, en la situación financiera de la empresa (en ese momento) y en la proyección (a futuro, por ejemplo, a 3-4 años vista), lo que implica la aportación de datos básicos: ingresos y gastos, activos y pasivos, deudas, financiación (préstamos personales, préstamos a corto y largo plazo, etc.), aportaciones (de socios, de ‘business angels’, de fondos de capital riesgo, etc.), subvenciones, etc. También se recomienda, con vistas a dar una visión más amplia de la empresa, añadir las previsiones de ventas, el margen bruto, los costes operativos, el ebitda, etc.
• Dirección y equipo de trabajo: es importante, cuando se crea un plan de negocio, no olvidarse del “factor humano”, es decir, de los empleados que trabajarán en la consecución de los objetivos (ni de los responsables que les guiarán). Al final del documento, y con todo detalle, se incorporará la estructura de trabajo, especificando los roles de cada una de las personas que compondrán el equipo y su papel en el proceso. 

A la hora de elaborar un plan de negocio, y definir su estructura y contenido, en fundamental que no se olvide:

En primer lugar, explicar por qué el negocio es único y no uno más “del montón”. Y es que, para destacar no es suficiente con tener un producto o servicio que sea bueno, aunque eso ayuda: se tiene que aportar un valor añadido. Y es precisamente este el que se debe reflejar en el plan de negocio. Se ha de destacar en él lo que la diferencia de la competencia. En segundo lugar, hay que responder a una serie de preguntas, que se relacionan (estrechamente) con lo explicado en el apartado anterior, como, por ejemplo, ¿qué solución se ofrece al cliente? ¿quién es este cliente? ¿cómo se le dará a conocer el producto o servicio? ¿cuáles serán los canales elegidos para ello? Si se da una respuesta a todas ellas, se habrá andado una gran parte del camino.

En tercer lugar, hay que ser minucioso al incluir la información, o lo que es mismo, no dedicarse a escribir por escribir y sí hacerlo con esmero, de forma que los datos que se aporten en el plan de negocio sean suficientes y, sobre todo, útiles, lo que facilitará su lectura y la comprensión de lo que en él se plantea. Esto implica, claro está, un trabajo de documentación previo que requiere de tiempo. En cuarto lugar, y de acuerdo con el último punto del plan de negocio, se tiene que elaborar un organigrama de trabajo, en el que se listen los miembros del equipo (con su nombre, apellidos y experiencia profesional, junto al cargo y responsabilidades que tendrá en la empresa). Por último, es importante que en el plan de negocio se implemente un calendario en el que se “muestren” las fechas señaladas para la empresa. Esto ayudará, sin duda, a conocer los momentos que son ‘clave’ para la compañía y a ser conscientes del tiempo del que se dispone para cumplir con los objetivos que se marcan en cada uno de ellos.

Y no hay que olvidarse, al elaborar un plan de negocio, que se tiene que cuidar la imagen del documento (logotipo, imagen visual, estructura, apartados, etc.) y, al redactarlo, hacerlo en un lenguaje fácil (que agilice su lectura y comprensión) y atractivo, a lo que ayudan, por ejemplo, los párrafos cortos, con encabezados, o las negritas (para remarcar lo destacado).