Presupuesto en la empresa, herramientas para elaborarlo

Toda empresa necesita establecer planes estratégicos para dirigir su actividad. Los presupuestos son un elemento fundamental en estos planes, ya que sirven para expresarlos en cifras concretas. Por ello, un presupuesto no es otra cosa que un plan de futuro en el que se cuantifican los distintos objetivos, los recursos necesarios para alcanzarlos y los beneficios esperados.

La principal función de los presupuestos es organizar y controlar la actividad de una empresa y optimizar el uso de sus recursos. Aunque se utilizan principalmente para planificar, con frecuencia se comparan también con los resultados obtenidos para poder detectar cualquier problema en el funcionamiento de la empresa y solventarlo. Asimismo, esta comparación también es útil para comprobar los datos empleados en el cálculo de los presupuestos y establecer sistemas más precisos.

El primer paso consiste en decidir qué tipo de presupuesto se pretende hacer. Por ejemplo, puede ser un presupuesto a corto o largo plazo, de la empresa al completo o de un solo departamento, de un proyecto concreto o de la actividad del negocio en general, etc. En cada uno de esos casos, los elementos a incluir o el método para obtener los datos puede variar.

Una vez el objetivo del presupuesto se ha fijado, es el momento de estimar las cantidades que figurarán en el mismo. Dado que se trata de un plan de futuro, la mayoría de los datos que se utilizan son solo estimaciones, aunque el objetivo es que sean tan precisas como sea posible. Las empresas con mayor experiencia pueden hacer uso de resultados anteriores para realizar sus presupuestos, ya que estos aportan información sobre los costes de determinados procesos o recursos. Sin embargo, también se pueden hacer cálculos y aproximaciones a partir de estudios de mercado y otros datos disponibles.

Finalmente, estos datos se presentan de forma ordenada para determinar los recursos que se utilizarán, los gastos en los que se incurrirá y los beneficios que se esperan obtener, todo ello acompañado de las fechas correspondientes. Estas fechas pueden depender de los plazos que tenga la empresa para entregar determinados productos o servicios a sus clientes, o de los plazos que la empresa establezca a nivel interno.

A día de hoy, todos los presupuestos de una empresa han de estar en formato digital, así que, como mínimo, es necesario contar con un procesador de textos. No obstante, existen diversas herramientas mucho más específicas que facilitan el cálculo de los datos y la redacción de los presupuestos.

Las hojas de cálculo representan, no solo la herramienta más básica para crear un presupuesto y automatizar todas las operaciones necesarias para su elaboración, sino que además incluyen plantillas con esas funciones incorporadas y con un formato preestablecido. De este modo, el responsable de redactar el presupuesto se limita a introducir los datos concretos de la empresa en la plantilla.

Sin embargo, en la actualidad existen herramientas mucho más avanzadas diseñadas para gestionar la contabilidad de las empresas. La redacción de presupuestos se incluye como una de las opciones de estos programas, que permiten integrarlos con otras funciones de contabilidad de la empresa. Por tanto, a la hora de realizar un presupuesto el software ya cuenta con datos financieros del negocio, como sus activos o pasivos, su volumen de ventas o sus gastos.

Para facilitar aún más la gestión empresarial, han surgido distintos programas que integran todos los procedimientos de gestión en una única plataforma. Estos programas van un paso más allá y permiten que toda la información se comparta con los departamentos pertinentes de forma automática. Este sistema facilita y agiliza aún más la creación de presupuestos, ya que toda la información está siempre disponible y actualizada.

Asimismo, muchos de estos programas ofrecen todos estos servicios online, sin necesidad de instalar el software en ningún dispositivo. Esto supone una gran ventaja al permitir el acceso a las herramientas y los datos de la empresa desde cualquier punto y dispositivo, además de no ocupar espacio en el servidor del negocio.