¿Qué es el certificado digital de persona jurídica y cómo se expide?

El certificado digital de persona jurídica (o, también, certificado de representante o de representación) es un documento electrónico que se vincula a una persona física y la identifica, en todo momento, como el representante legal de una entidad con personalidad jurídica.

¿Para qué sirve el certificado digital de persona jurídica?

Son varios los usos que tiene al certificado digital de persona jurídica, por ejemplo, permite el acceso a plataformas en las que se requiere (para la realización de trámites) o posibilita la firma electrónica de documentos (contratos, actas, etc.) en nombre de la entidad jurídica. Emplearlo, además, facilita la realización de estas gestiones (se pueden llevar a cabo en cualquier hora y lugar) y ahorra tiempo (se evitan los desplazamientos que, de otra forma, se tendrían que hacer).

Antes de “adentrarnos” en el proceso de solicitud del certificado digital de persona jurídica, es importante que se conozcan los tipos a los que se puede acceder. Son 3:

• Certificado de Representante (o Representación) de Administrador Único y/o Solidario: es el que se expide, digitalmente, a las Sociedades Anónimas (S.A.) o Sociedades Limitadas (S.L.) que dispongan de un representantes que, en base a lo indicado en el Registro Mercantil, sea administrador único o solidario.
• Certificado de Representante (o Representación) de Persona Jurídica: es el que se expide, digitalmente, a la persona física que representa a una entidad con personalidad jurídica.
• Certificado de Representante (o Representación) de Entidad sin Personalidad Jurídica: es el que se expide, digitalmente, a la persona física que representa a una entidad que carece de personalidad jurídica.

Hay que tener en cuenta, antes de solicitar el certificado digital de persona jurídica, el tipo de empresa a representar (ya que corresponderá, en cada caso, un tipo de documento u otro). 

¿Quién puede solicitar el Certificado de Representante de Administrador Único y/o Solidario?

Es el caso más sencillo: pueden solicitar este certificado digital las Sociedades Anónimas y las Sociedades Limitadas, si su representante es administrador único o solidario (y si así se reflejan sus facultades en el Registro Mercantil, siempre que no hayan sido revocadas). De hecho, es necesario que conste en dicho Registro:

• NIF de la Entidad (actual).
• El órgano de administración.
• NIF o NIE del administrador único o solidario (los 9 caracteres).
• El cargo del administrador único o solidario.
• La fecha del nombramiento.
• La duración del cargo.La inscripción (y su fecha).

¿Quién puede solicitar el Certificado de Representante (o Representación) de Persona Jurídica?

En este caso, y junto a las Sociedades Anónimas y Limitadas, pueden solicitar este tipo de certificado digital de persona jurídica:

• Sociedades colectivas.Sociedades comanditarias. 
• Sociedades cooperativas.
• Sociedades civiles.
• Asociaciones que se enmarcan en la L.O. 1/2002 (por ejemplo, fundaciones, sindicatos, etc.).
• Entidades extranjeras (con personalidad jurídica).
• Organismos públicos.
• Congregaciones e instituciones religiosas.
• Gobiernos de las Comunidades Autónomas.
• Ayuntamientos o diputaciones.

¿Quién puede solicitar el Certificado de Representante (o Representación) de Entidad sin Personalidad Jurídica?

Es el documento que han de solicitar:

• Comunidades de propietarios.
• Comunidades de bienes, herencias yacentes y titularidad compartida de explotaciones agrarias.
• Corporaciones o entes independientes que, sin personalidad jurídica, tienen presencia en España.
• Juntas vecinales.
• Órganos de la administración central y autonómica (a excepción de los Gobiernos de las CC.AA, que tienen que solicitar el Certificado de Representante de Persona Jurídica).
• Uniones temporales de empresas.
• Otro tipo de empresas sin personalidad jurídica (por ejemplo, grupos políticos, fondos de inversiones, etc.).
• Entidades no residentes que se establecen, de forma permanente, en España.

El proceso de solicitud del certificado digital de persona jurídica va a depender del tipo de “documento” que se necesite. 

Si se sabe, y se quiere empezar con la “petición”, lo primero es instalar el software de generación de claves (disponible en la mayoría de los navegadores) en el equipo. Dado este “paso inicial”, es el momento de solicitar el certificado digital de persona jurídica.

Así se puede solicitar el Certificado de Representante de Administrador Único y/o Solidario

Son 2 las formas de solicitar este tipo de certificado digital de persona jurídica: utilizando el certificado de persona física FNMT o el DNIe. En la primera, para que sea válido, el certificado de persona física FNMT no tiene que superar el plazo máximo de 5 años desde la personación e identificación física del representante (así lo establece el artículo 7 de la Ley 6/2020, de servicios electrónicos de confianza). Por lo tanto, no es válido si se obtiene:

• En una renovación ‘online’.
• En la petición de otro certificado.
• En una video-identificación. 

Si cumple con esta especificación, servirá de “llave de entrada” a un procedimiento que, en este caso, es sencillo y termina con la descarga del documento que se ha pedido.

En la segunda, y tras seleccionar el documento e incluir las claves, se rellenan los datos requeridos y se firma. Un código de solicitud, enviado al correo electrónico, será el que permita la descarga del certificado.

En ambos casos, el documento tiene una validez de 2 años y un coste de 24 euros.

Así se puede solicitar el Certificado de Representante (o Representación) de Persona Jurídica

Para obtenerlo, en este caso, bastará con acceder a este enlace y cumplimentar los datos que se requieren. 

Una vez se pincha en ‘Enviar Petición’, llega al correo electrónico (aportado previamente) un código, que se utiliza en el siguiente paso: la acreditación de la identidad. Esta se realiza:

• Online: sí se trata de una Sociedad Anónima, Limitada, Colectiva o Comanditaria, con NIF (sin NIF, se aplica la siguiente opción).
• Presencial: en el resto de casos, en los que se debe acudir a una oficina de Correos, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de la Comunidad Foral de Navarra o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (la que tenga suscrito un acuerdo para la emisión de estos certificados), aportando la documentación correspondiente. 

Completado este paso, y transcurrida una hora (aproximadamente), se procede a la descarga del certificado digital de persona jurídica (para lo que se emplea, también, el código que se ha recibido por email).

Este documento tiene una validez de 2 años y un coste de 14 euros.

Así se puede solicitar el Certificado de Representante (o Representación) de Entidad sin Personalidad Jurídica

El procedimiento a seguir para la solicitud de este certificado es muy parecido al anterior, en lo que se refiere a la petición y a la descarga, no así en la acreditación (la cual no se puede hacer, en ningún caso, por Internet).

Este documento tiene una validez de 2 años y no tiene coste.

La respuesta es sencilla: no, solo es posible renovar el certificado digital de administrador único. 

¿Cómo es el proceso de renovación del certificado digital (o de representante) de persona jurídica?

El proceso de renovación del certificado digital de administrador único es parecido al que se realizó para solicitarlo (la vez inicial).

Dando por hecho que se mantiene el software que, inicialmente, se instaló en el equipo, además del certificado que está a punto de caducar, se accede al proceso (identificándose primero) y se lleva a cabo “paso a paso”, recibiéndose un código de solicitud al finalizar (que facilita la descarga del documento, ya renovado). 

Por último, hay que saber que el precio de la renovación del certificado digital de administrador único es el mismo que la primera vez (al igual que su validez).