¿Qué es la facturación anual de una empresa?

Uno de los procesos que se debe conocer, al crear una empresa, es el de facturación. Y es que, como empresario, se tendrán que expedir facturas a los clientes y, como no, recibirlas de los proveedores con los que se trabaje. 

Por eso, en este artículo, vamos a profundizar en ella, en la facturación de una empresa, mostrando lo qué es, para qué sirve, quién la lleva a cabo y de qué forma y, por último, mostraremos la forma de saber lo que factura una empresa. ¿Quieres saber más al respecto? Entonces… ¡no dejes de leer!

La facturación de una empresa es un proceso en el que se enmarcan las acciones de elaboración, registro, gestión, envío y cobro de las facturas que emite una empresa. 

¿Y qué es una factura?

Una factura, por su parte, es un documento, de carácter comercial, en el que se reflejan los términos de la compraventa de un bien o servicio. En concreto, se incluyen en ella:

• Datos del emisor y el receptor (DNI o NIF, nombre y apellidos, etc.).
• Información de la transacción (lo que se conoce, normalmente, como ‘concepto’).
• Importe (desglosado).
• Impuestos.
• Número de la factura.
• Fecha y lugar.
• Modo y plazo de pago.

La facturación de una empresa, hoy, se regula a través del Real Decreto 1619/2021, de 30 de noviembre, en el que se explica, de manera detallada, las obligaciones que se tienen (y que se han de cumplir en el proceso de facturación al completo). 

Dicta, por ejemplo, que las operaciones que se realizan, en base a la actividad profesional que se desempeña, han de acompañarse con una factura (que se emite y se entrega al cliente). Una vez se facilita la factura, se tiene que guardar una copia, al menos, en los 5 años posteriores. En el caso de las facturas recibidas, hay que conservarlas en su totalidad, ya provengan de proveedores u otros empresarios.

Por último, y no menos importante, se tiene que contar con un programa de facturación, o un libro contable, que incluya en detalle el registro de las transacciones que se hagan.

¿Qué es un programa de facturación?

Un programa de facturación es un software, instalado en un ordenador, que facilita el control y la gestión de la facturación de una empresa (más en concreto, ayuda en el envío y la recepción de las facturas que se generan en el día a día).

El departamento, o área, de facturación es la que se encarga de realizar la facturación de una empresa. Los miembros de este equipos son los que se encargan, entre otras cosas, de:

• Enviar y recibir las facturas de la empresa (en este último caso, además, las gestionan y las archivan). 
• Revisar la contabilidad de la empresa (ventas, gastos, etc.), manteniendo un registro, siempre actualizado, de los documentos que genera (incluidos los legales). 
• Cobrar a los clientes.
• Pagar a proveedores.
• Abonar los impuestos (IRPF, por ejemplo) en las fechas que corresponda, provisionando a la empresa, con suficiente antelación, del dinero que se necesita para ello.
• Llevar a cabo los informes (trimestrales, semestrales o anuales) de la facturación de la empresa.
• Coordinar y gestionar otros trámites (por ejemplo, permisos, ayuda, etc.).

La facturación de una empresa se “descompone” en estos 4 pasos (que coinciden, en gran parte, con el ciclo de facturación):

• Creación de la factura: es el primer “avance”, para el que se requiere de la siguiente información:
  • Datos del cliente (al que se va a facturar).
  • Datos del producto (que se va a facturar).
  • Medio de pago (para el abono de la factura).
  • Plazo de pago.
• Enviar la factura: en un plazo que, legalmente, ya está estipulado:
  • Si es empresario o profesional: antes del día 16 del mes siguiente al de la operación.
  • Si no lo es, se aplica el plazo general: 1 mes. 

En el caso de un particular, la factura se entrega en el momento de la compra del producto o de la adquisición del servicio.

• Seguir la factura: es importante, para el “buen devenir” de la facturación de la empresa, que se haga un seguimiento de las facturas que se emiten… hasta su pago.
• Cambiar el estado de la factura (en el programa o libro de facturación): una vez el cliente ha liquidado su factura, esta se registra, como pagada, en ambos.

Como se indica, al inicio del artículo, una buena opción, para que no haya ningún imprevisto, es disponer de un programa informático en el que se automatice el proceso.

A la hora de saber lo que factura una empresa, salvo que sea la propia (para lo que bastará con mirar el documento en el que se detalla la facturación), se puede optar por: 

En primer lugar, buscar (con una referencia) en el Registro Mercantil, un organismo público que dispone de la información mercantil de las empresas. Eso sí, solo están obligadas a incluir sus datos (en él) las que son públicas, por lo que se puede dar el caso de que, al tratar de localizarlas, no se encuentren. También es posible que, aún estando, no se haya actualizado el contenido y esté obsoleto.

En segundo lugar, se puede solicitar la información que se necesita a los clientes y/o, también, a los proveedores de la compañía. Si bien es cierto que los datos que se obtengan van a ser más imprecisos, en comparación con los que aportaría el Registro Mercantil, valdrán para “hacerse una idea” de la facturación de la empresa en cuestión.